So you've decided to stop being 100% dependent on Airbnb. Good move. Now what?
This is the playbook we walk every Pulpería customer through, in the order we recommend doing it. It's tuned for Costa Rican vacation rental owners — Sámara, Nosara, Tamarindo, Santa Teresa, anywhere on the Nicoya Peninsula and beyond. Some of these steps you can do yourself. Some you'll want help with. We'll be honest about which is which.
Total budget for everything below: roughly $1,000-1,500 in year one, $50-150/month after that. Time investment from you: about 8-12 hours total, spread over two to three weeks.
Step 1: Get your domain — the right one
Your domain is your address on the internet. It's the single most permanent decision in this list. Get this right.
The good news: domain registration is cheap (~$15/year). The bad news: people pick bad domains all the time and live with them for years.
What works:
- Property name + Sámara/Nosara/etc. Examples: casanube-samara.com, viewhouse-nosara.com. Specific, memorable, location-rich for SEO.
- Property name alone, if it's distinctive: casanubesamara.com, beachbreaknosara.com.
- Your last name or family + property type: beurskenshouse.com (works fine, just less SEO).
What to avoid:
- Hyphens you'll need to spell out every time someone asks ("hyphen-hyphen-villa-hyphen-best.com")
- Numbers (sounds fake, hard to say)
- ".net" or ".info" extensions if .com is available
- Domain hacks ("sama.ra" — clever but nobody will remember)
Where to register: Namecheap or Cloudflare Registrar are both clean and don't aggressively upsell. GoDaddy works but their checkout is full of tricks. Cost: $12-20/year.
Step 2: Build the actual website
This is where most owners get stuck. The options:
DIY on Squarespace / Wix: $17-49/month. You'll spend 30-60 hours getting it right and it will probably still look like a Squarespace template. Templates are fine for solo professionals; they signal "amateur" for a $250+/night rental.
WordPress with a theme: Cheap to host, but you'll pay either $1,500-3,000 to a developer, or 60+ hours of your own time learning. Plus security and update maintenance forever.
A small studio that builds custom: Like us. Pulpería starts at $499 for a clean 4-5 page site, $899 with full booking integration. Built in 5 days, mobile-first, bilingual EN/ES, optimized for Google. We're not the only studio doing this in Costa Rica, but we may be the most upfront on price.
Whatever path you choose, the must-haves are: mobile-first design (70%+ of traffic), bilingual EN/ES, real photos (not stock — guests can tell), a clear inquiry form, location info with a map, accurate pricing, and an honest "what to expect" section.
Step 3: Sync your availability calendar
The single biggest reason direct-booking sites fail: showing dates as available when they're already booked on Airbnb. A guest inquires, you can't honor it, they leave a bad review on Google or just never come back. Trust collapses fast.
Fix this by syncing your calendar. Two paths:
iCal sync (free, simple): Airbnb, VRBO, Booking.com all let you export an iCal feed. You import that feed into your direct site's calendar. The site knows which dates are blocked. Sync runs every 1-3 hours automatically.
Channel manager (paid, robust): Tools like Lodgify, Hospitable, or Hostaway. They sit between your direct site and the platforms, and bookings flow both directions. $30-100/month. Worth it once you're past 5-10 bookings/month or have multiple properties.
For most single-property Sámara owners, free iCal sync is fine. We set this up as part of the Standard + Booking package.
Step 4: Set up payment processing
For international guests paying in USD, Stripe is the cleanest option. Their fees are ~3% + $0.30 per transaction, and they integrate with most direct booking forms. You'll need a Costa Rican bank account or a Wise account in your name to receive the funds.
For Costa Rican guests, SINPE Móvil is the de-facto standard for transfers up to ₡1,000,000 (~$1,800). Free, instant, requires a Costa Rican phone number tied to a local bank.
Many of our owners offer both: USD via Stripe for international, SINPE for ticos. The site can show both options at checkout.
Important: we strongly recommend not taking the full payment upfront on first inquiry. Standard practice is 30-50% deposit on booking confirmation, balance on or before arrival. This protects both sides — you're not holding $2,000 of someone's money for three months, and they're not committed before they've seen the place.
Step 5: Get electronic invoicing in order
Costa Rica requires factura electrónica (electronic invoices) for taxable activities. If you've been Airbnb-only, the platform has been issuing receipts on your behalf and you may have ignored this. With direct bookings, you need your own invoicing chain.
The options:
- FaceFE / Tucan / Cifra: Costa Rican electronic invoicing providers. ~$10-25/month. Issue invoices that comply with Hacienda's structured format.
- Manual via TRIBU-CR: The free government portal. Works but is slow and clunky for high-volume use.
- Through your CPA: Many Costa Rican CPAs include invoicing in their monthly retainer ($75-200/month). Often the cleanest path.
This is one we don't directly handle. We point owners to local CPAs we know and trust. If you don't have one, ask us — we keep a short list.
Step 6: Capture email at every guest interaction
The customer list is the asset that compounds. Every guest who stays is an opportunity to add an email address — but you have to design for it.
Three places to capture:
- The inquiry form on your site. Every visitor to the site is a potential lead, even if they don't book this trip. Add a "Get notified about future availability" checkbox.
- The welcome book in the property. A small printed booklet on the kitchen counter. Wifi password, breakfast spots, surf tips, and on the back page: "Loved your stay? Book direct next time and save 10% — pulperiastudio.com or scan." A QR code makes it one tap.
- Check-out follow-up. A simple "thanks for staying, here's a 10% return-guest code valid for one year" email. Most owners never send this. The ones who do see 15-25% return rates.
Use a free tier of Mailchimp, Brevo, or Resend to send. Don't overthink it. One short email every 4-6 months is enough.
Step 7: Get found on Google
This is the long game, but it's the highest-leverage one. If "Sámara villa" or "Nosara surf rental" lands a guest on your site instead of Airbnb's listing page, you skip the entire commission ladder.
The basics, in order of impact:
- Google Business Profile. Free. Set it up properly with photos, hours, location, and start asking guests for reviews after stays. This is the #1 lever for local search visibility.
- Page-level SEO. Make sure each page has a real title, description, and content that mentions location naturally. "Casa Nube — boutique villa in Sámara, Costa Rica" beats "Welcome!" by a mile.
- Blog posts that target search intent. "Best beaches near Sámara," "What to pack for a Nosara surf trip," "Sámara family vacation guide." 800-1,500 words each. They work as soft marketing for years.
- Backlinks from local sites. Get listed on Visit Costa Rica, the Cámara de Turismo de Sámara, local blogs and travel guides. Each link is a small SEO boost and a real referral source.
This is the slowest step. Expect 3-6 months for meaningful Google traffic. But once it kicks in, it's the closest thing to free leads you'll get.
What it costs, all in
- Domain: $15/year
- Site build (Pulpería Standard + Booking): $899 one-time
- Hosting + monthly maintenance (Pulpería Care): $69/month
- Calendar sync: free with iCal, or ~$30/month for channel manager
- Stripe / SINPE: per-transaction fees only
- Electronic invoicing: ~$15/month or via CPA
- Email tool: free up to ~500 contacts
- Google Business Profile: free
Year-one total: roughly $1,800-2,200 all-in. Annual recurring after that: $1,000-1,500. For a property booking 100+ nights/year at $200/night, the system pays for itself within the first 8-10 direct bookings — typically 2-3 months.
Where to start
If you're ready to set this up, the first conversation we'd want is a 30-minute cafecito — in person if you're in Sámara, on WhatsApp or video if you're not. We'd ask about your property, your bookings, your goals, your timeline. Then we'd be honest about whether what we do fits. If it does, we can have a Standard + Booking site live in 5 days from cafecito.
If we're not the right fit — too expensive, too involved, wrong vibe — we'll tell you that too, and point you toward what we'd recommend instead.
Así que decidiste dejar de depender 100% de Airbnb. Buena movida. ¿Ahora qué?
Este es el manual que recorremos con cada cliente de Pulpería, en el orden que recomendamos hacerlo. Está afinado para propietarios de alquileres vacacionales en Costa Rica — Sámara, Nosara, Tamarindo, Santa Teresa, cualquier punto de la península de Nicoya y más allá. Algunos pasos los podés hacer vos. Otros vas a querer ayuda. Vamos a ser honestos sobre cuál es cuál.
Presupuesto total para todo lo de abajo: aproximadamente $1.000-1.500 en el primer año, $50-150/mes después. Inversión de tiempo tuya: unas 8-12 horas en total, repartidas en dos o tres semanas.
Paso 1: Conseguí tu dominio — el correcto
Tu dominio es tu dirección en internet. Es la decisión más permanente de esta lista. Hacelo bien.
La buena noticia: registrar un dominio es barato (~$15/año). La mala: la gente elige malos dominios todo el tiempo y vive con ellos por años.
Lo que funciona:
- Nombre de propiedad + Sámara/Nosara/etc. Ejemplos: casanube-samara.com, viewhouse-nosara.com. Específico, memorable, rico en ubicación para SEO.
- Solo el nombre de la propiedad, si es distintivo: casanubesamara.com, beachbreaknosara.com.
- Tu apellido o familia + tipo de propiedad: casabeurskens.com (funciona, solo menos SEO).
Lo que evitar:
- Guiones que vas a tener que deletrear cada vez ("guion-guion-villa-guion-mejor.com")
- Números (suena falso, difícil de decir)
- Extensiones ".net" o ".info" si .com está disponible
- Trucos con el dominio ("sama.ra" — ingenioso pero nadie lo va a recordar)
Dónde registrar: Namecheap o Cloudflare Registrar son ambos limpios y no insisten en venderte cosas. GoDaddy funciona pero su checkout está lleno de trucos. Costo: $12-20/año.
Paso 2: Construí el sitio web
Acá es donde se traban la mayoría de los propietarios. Las opciones:
Hacelo vos en Squarespace / Wix: $17-49/mes. Vas a invertir 30-60 horas en hacerlo bien y aún así probablemente se vea como una plantilla de Squarespace. Las plantillas están bien para profesionales solos; comunican "amateur" para un alquiler de $250+/noche.
WordPress con un theme: Hosting barato, pero vas a pagar $1.500-3.000 a un desarrollador, o 60+ horas de tu tiempo aprendiendo. Más mantenimiento de seguridad y actualizaciones para siempre.
Un estudio chico que construye a medida: Como nosotros. Pulpería empieza en $499 por un sitio limpio de 4-5 páginas, $899 con integración de reservas completa. Construido en 5 días, mobile-first, bilingüe EN/ES, optimizado para Google. No somos el único estudio haciendo esto en Costa Rica, pero quizás el más transparente con los precios.
Cualquiera sea el camino, lo imprescindible es: diseño mobile-first (70%+ del tráfico), bilingüe EN/ES, fotos reales (no de stock — los huéspedes se dan cuenta), un formulario de consulta claro, info de ubicación con mapa, precios reales, y una sección honesta de "qué esperar".
Paso 3: Sincronizá tu calendario de disponibilidad
La razón #1 por la que fallan los sitios de reserva directa: mostrar fechas como disponibles cuando ya están reservadas en Airbnb. Un huésped consulta, no podés cumplirlo, te deja una mala reseña en Google o simplemente nunca vuelve. La confianza colapsa rápido.
Arreglá esto sincronizando tu calendario. Dos caminos:
Sincronización iCal (gratis, simple): Airbnb, VRBO, Booking.com te dejan exportar un feed iCal. Importás ese feed al calendario de tu sitio directo. El sitio sabe qué fechas están bloqueadas. La sincronización corre cada 1-3 horas automáticamente.
Channel manager (pago, robusto): Herramientas como Lodgify, Hospitable, o Hostaway. Se sientan entre tu sitio directo y las plataformas, y las reservas fluyen en ambas direcciones. $30-100/mes. Vale la pena cuando pasás 5-10 reservas/mes o tenés varias propiedades.
Para la mayoría de los propietarios de Sámara con una sola propiedad, la sincronización iCal gratuita es suficiente. Lo configuramos como parte del paquete Standard + Booking.
Paso 4: Configurá el procesamiento de pagos
Para huéspedes internacionales pagando en USD, Stripe es la opción más limpia. Sus comisiones son ~3% + $0.30 por transacción, e integra con la mayoría de los formularios de reserva directa. Vas a necesitar una cuenta bancaria costarricense o una cuenta Wise a tu nombre para recibir los fondos.
Para huéspedes costarricenses, SINPE Móvil es el estándar de facto para transferencias hasta ₡1.000.000 (~$1.800). Gratis, instantáneo, requiere un número de teléfono costarricense vinculado a un banco local.
Muchos de nuestros propietarios ofrecen ambos: USD por Stripe para internacionales, SINPE para ticos. El sitio puede mostrar las dos opciones en el checkout.
Importante: recomendamos fuertemente no tomar el pago completo por adelantado en la primera consulta. La práctica estándar es 30-50% de depósito al confirmar la reserva, saldo en o antes de la llegada. Esto protege a los dos lados — no estás reteniendo $2.000 del dinero de alguien por tres meses, y ellos no están comprometidos antes de haber visto el lugar.
Paso 5: Pon en orden la factura electrónica
Costa Rica requiere factura electrónica para actividades gravadas. Si has estado solo en Airbnb, la plataforma ha estado emitiendo recibos por vos y quizás lo has ignorado. Con reservas directas, necesitás tu propia cadena de facturación.
Las opciones:
- FaceFE / Tucan / Cifra: Proveedores costarricenses de facturación electrónica. ~$10-25/mes. Emiten facturas que cumplen con el formato estructurado de Hacienda.
- Manual vía TRIBU-CR: El portal gratuito del gobierno. Funciona pero es lento y torpe para alto volumen.
- Por tu contador: Muchos contadores costarricenses incluyen facturación en su retainer mensual ($75-200/mes). A menudo el camino más limpio.
Esta no la manejamos directamente. Apuntamos a los propietarios a contadores locales que conocemos y en los que confiamos. Si no tenés uno, preguntanos — guardamos una lista corta.
Paso 6: Capturá email en cada interacción con el huésped
La lista de clientes es el activo que compone. Cada huésped que se hospeda es una oportunidad de agregar un correo — pero tenés que diseñarlo.
Tres lugares para capturar:
- El formulario de consulta en tu sitio. Cada visitante del sitio es un lead potencial, aunque no reserve este viaje. Agregá una opción de "Avisame de disponibilidad futura".
- El libro de bienvenida en la propiedad. Un cuadernito impreso en la cocina. Clave de wifi, lugares para desayunar, tips de surf, y en la última página: "¿Te gustó tu estadía? Reservá directo la próxima y ahorrá 10% — pulperiastudio.com o escaneá." Un código QR lo hace de un tap.
- Seguimiento al check-out. Un correo simple de "gracias por hospedarte, acá hay un código de 10% para huéspedes que vuelven, válido por un año". La mayoría de los propietarios nunca lo manda. Los que sí ven tasas de retorno del 15-25%.
Usá un tier gratuito de Mailchimp, Brevo, o Resend para enviar. No lo pienses demasiado. Un correo corto cada 4-6 meses es suficiente.
Paso 7: Que te encuentren en Google
Este es el juego largo, pero es el de mayor leverage. Si "villa Sámara" o "alquiler surf Nosara" aterriza un huésped en tu sitio en vez de la página de Airbnb, te saltás toda la escalera de comisiones.
Lo básico, en orden de impacto:
- Perfil de Google Business. Gratis. Configuralo bien con fotos, horarios, ubicación, y empezá a pedirle reseñas a los huéspedes después de las estadías. Es la palanca #1 para visibilidad en búsqueda local.
- SEO a nivel de página. Asegurate de que cada página tenga un título real, descripción, y contenido que mencione la ubicación naturalmente. "Casa Nube — villa boutique en Sámara, Costa Rica" gana por mucho a "¡Bienvenidos!".
- Artículos de blog que apuntan a intención de búsqueda. "Mejores playas cerca de Sámara", "Qué empacar para un viaje de surf en Nosara", "Guía familiar de vacaciones en Sámara". 800-1.500 palabras cada uno. Funcionan como marketing suave por años.
- Backlinks de sitios locales. Listate en Visit Costa Rica, la Cámara de Turismo de Sámara, blogs locales y guías de viaje. Cada link es un pequeño impulso de SEO y una fuente real de referidos.
Este es el paso más lento. Esperá 3-6 meses para tráfico significativo de Google. Pero una vez que arranca, es lo más cercano a leads gratis que vas a conseguir.
Cuánto cuesta todo
- Dominio: $15/año
- Construcción del sitio (Pulpería Standard + Booking): $899 pago único
- Hosting + mantenimiento mensual (Pulpería Care): $69/mes
- Sincronización de calendario: gratis con iCal, o ~$30/mes para channel manager
- Stripe / SINPE: solo comisiones por transacción
- Factura electrónica: ~$15/mes o por contador
- Herramienta de email: gratis hasta ~500 contactos
- Perfil de Google Business: gratis
Total año 1: aproximadamente $1.800-2.200 todo incluido. Recurrente anual después: $1.000-1.500. Para una propiedad reservando 100+ noches/año a $200/noche, el sistema se paga solo dentro de las primeras 8-10 reservas directas — típicamente 2-3 meses.
Por dónde empezar
Si estás listo para configurar esto, la primera conversación que querríamos tener es un cafecito de 30 minutos — en persona si estás en Sámara, por WhatsApp o video si no. Te preguntaríamos sobre tu propiedad, tus reservas, tus metas, tu timeline. Después seríamos honestos sobre si lo que hacemos te encaja. Si te encaja, podemos tener un sitio Standard + Booking en vivo en 5 días desde el cafecito.
Si no somos el ajuste correcto — muy caro, muy involucrado, mala vibra — también te lo decimos, y te apuntamos a lo que recomendaríamos en vez.